Cara Menulis Email Profesional: Bukan Cuma Soal Pesan, Tapi Pilihan Kata
Apakah kamu pernah menulis email profesional yang menurutmu sudah keren banget, tapi ujung-ujungnya… diabaikan?
Mungkin bukan karena isi pesanmu yang bermasalah — tapi cara kamu menyampaikannya.
Email masih jadi senjata utama buat komunikasi di dunia digital marketing yang serba cepat dan super kompetitif. Mau itu itu pitching ke klien, follow-up leads, atau nurturing audiens.
Tapi, seringkali kata-kata yang kamu pilih justru bisa jadi penghalang. Padahal, satu kata yang kurang tepat bisa bikin emailmu diskip, bahkan sebelum dibaca habis.
Kalau mau emailmu dibaca sampai habis dan ditanggapi, kamu harus tahu cara menulis email profesional yang gak cuma rapi, tapi juga engaging dan tepat sasaran.
Kuncinya ada di struktur kalimat, tone, dan diksi yang kamu pilih.
Di artikel ini, kita akan bahas cara menulis email profesional dengan pendekatan copywriting yang terbukti ampuh.
Sudah siap buat upgrade kualitas emailmu?
Gimana Cara Menulis Email yang Profesional?
Berikut adalah beberapa cara yang bisa kamu lakukan agar bisa menulis email yang profesional, antara lain:
1. Pakai Kalimat Aktif, Biar Lebih “Ngajak”
Email itu harus terasa personal, seolah kamu lagi ngobrol langsung sama pembacanya. Makanya, hindari gaya pasif.
Contoh:
- “Anda akan diberikan demo gratis hari ini.”
- “Dapatkan demo gratis hari ini!”
Dengan kalimat aktif bikin pesanmu lebih jelas, lebih hidup, dan bikin orang pengen langsung action.
2. Sesuaikan Bahasa dengan Audiens
Kalau kamu nulis buat audiens di Indonesia, ya tulis email dengan bahasa yang mereka pakai. Gak perlu terlalu baku, tapi jangan juga sampai pakai istilah gaul. Yang penting nyambung.
Audiensmu dari UK? Jangan pakai kosakata khas US.
Audiensmu Gen Z? Mungkin tonenya bisa lebih santai. Intinya, sesuaikan gaya komunikasi dengan orang yang akan nerima emailmu.
3. Ganti Istilah Rumit dengan Kata yang Lebih Simpel
Jangan pakai kata-kata ribet ataupun terlalu teknis. Kalau bisa, pakai yang simpel biar pesannya gampang dipahami.
Kalau pembaca perlu mikir keras cuma buat paham emailmu, mereka bakal gak tertarik.
So, revisi bagian-bagian yang terlalu teknikal atau kaku. Ganti dengan kata-kata yang lebih familiar.
4. Perhatikan Nada dan Suasana Kata
Kata-kata itu punya rasa, punya vibes. Kamu mau audiens merasa antusias, dihargai, atau terhubung? Pilih kata yang menciptakan perasaan itu.
Contoh:
- Mau sounding ramah? Pakai sapaan personal.
- Mau sounding excited? Pakai kata-kata positif kayak “Kami senang banget mengumumkan…” atau “Gak sabar buat ngasih tau…”
5. Uji Versi yang Berbeda Lewat Parafrase
Daripada bikin email baru dari nol tiap kali A/B test, coba parafrase pesan yang sama. Ubah susunan kalimat, diksi, dan struktur tanpa mengubah inti pesannya.
Ini ngebantu kamu buat ngelihat gaya penyampaian mana yang lebih nyambung buat audiens — tanpa harus mikir ulang kontennya dari awal.
6. Cek Tata Bahasa & Ejaan
Titik koma, typo, atau struktur kalimat yang berantakan bisa bikin emailmu keliatan gak profesional.
Jadi, pastikan kamu proofreading dan cek grammar dulu sebelum ngirim email tersebut ke audiens.
Kalau perlu, pakai tools grammar checker buat bantu kamu spotting kesalahan kecil yang mungkin lolos saat ngecek manual.
7. Baca Keras-Keras Sebelum Kirim
Cara menulis email profesional yang simpel, tapi sering dilupakan: baca isi emailmu dengan suara keras.
Tujuannya?
Supaya kamu bisa denger flow kalimatnya — mana yang enak, mana yang kedengarannya aneh.
Biasanya, kalimat yang aneh langsung ketahuan pas dibaca keras-keras.
Email yang Kuat Datang dari Kata-Kata yang Tepat
Di dunia email marketing, pesan yang bagus saja gak cukup. Kamu juga perlu menyajikannya dengan cara yang engaging, jelas, dan sesuai dengan audiensmu.
Maka dari itu, sebagai seorang email marketer, penting banget buat tahu cara menulis email profesional.
Semakin tepat pilihan katamu, semakin besar peluang audiensmu buat engage — dan akhirnya ngelakuin aksi yang kamu mau.
So, mulai sekarang, jangan cuma fokus ke apa yang kamu tulis. Fokus juga ke gimana cara kamu menulisnya.
Artikel ini ditulis oleh Mohammad Bilal selaku kontributor tamu. AndiLearn membuka ruang untuk berbagai perspektif dalam dunia digital marketing. Isi artikel adalah opini pribadi dari kontributor.
Frequently Asked Questions (FAQ)
Kenapa email harus ditulis secara profesional?
Karena email masih jadi ujung tombak komunikasi di digital marketing — dari pitching sampai nurturing audiens. Email yang profesional nunjukin kredibilitas dan ngasi peluang respons yang lebih tinggi.
Gimana cara menyesuaikan gaya bahasa dengan audiens?
Pahami dulu siapa audiensmu — apakah mereka Gen Z, profesional B2B, atau konsumen umum.
Kenapa harus baca email keras-keras sebelum dikirim?
Karena saat kamu baca dengan suara, kamu bisa langsung tahu bagian mana yang aneh, kepanjangan, atau gak natural.
